Privacy- en AVG-beleid
Hersteld Hervormde Gemeente Melissant
Versie: september 2024
De Hersteld Hervormde Gemeente Melissant hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van gemeenteleden, bezoekers en andere betrokkenen.
In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden wij dit doen, hoe wij omgaan met beeld- en geluidsopnamen van kerkdiensten, welke bewaartermijnen wij hanteren en welke rechten betrokkenen hebben.
Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving.
1. Verantwoordelijkheid en contact
De Hersteld Hervormde Gemeente Melissant is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die zij in het kader van haar kerkelijke activiteiten verwerkt, voor zover zij daarbij als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG optreedt.
Hersteld Hervormde Gemeente Melissant
Julianaweg 2
3248 AN Melissant
Website:
www.hhgmelissant.nl
Voor vragen, opmerkingen, verzoeken of klachten over privacy kan contact worden opgenomen met de predikant van de Hersteld Hervormde Gemeente Melissant via:
Binnen de gemeente worden persoonsgegevens uitsluitend verwerkt door personen die deze gegevens voor hun kerkelijke taak of functie nodig hebben.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de relatie met onze gemeente kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:
- naam, adres en woonplaats;
- geboortedatum;
- telefoonnummer en e-mailadres;
- gegevens over het lidmaatschap van de kerkelijke gemeente;
- gegevens betreffende doop, openbare geloofsbelijdenis, huwelijk en overlijden;
- gegevens die noodzakelijk zijn voor kerkelijke, pastorale en diaconale zorg;
- gegevens over deelname aan catechese, verenigingen en andere kerkelijke activiteiten;
- financiële gegevens, voor zover noodzakelijk voor bijdragen, giften of betalingen;
- foto's, geluidsopnamen en videobeelden;
- gegevens die iemand zelf aan de gemeente verstrekt.
Een kerkelijke gemeente verwerkt naar haar aard gegevens waaruit een godsdienstige overtuiging kan blijken. Dergelijke gegevens kunnen bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG zijn en worden daarom met extra zorgvuldigheid verwerkt.
3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Persoonsgegevens kunnen onder andere worden verwerkt voor:
- het functioneren van de kerkelijke gemeente;
- de ledenadministratie;
- pastorale en diaconale zorg;
- catechese en verenigingswerk;
- communicatie met gemeenteleden;
- organisatie van kerkdiensten en andere bijeenkomsten;
- kerkelijke registratie van onder andere doop, openbare geloofsbelijdenis, huwelijk en overlijden;
- financiële administratie;
- kerkblad en andere kerkelijke publicaties;
- het uitzenden van kerkdiensten;
- beheer en beveiliging van de website en digitale voorzieningen;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Voor de verwerking van persoonsgegevens wordt een toepasselijke grondslag uit de AVG gebruikt. Wanneer voor een bepaalde verwerking toestemming noodzakelijk is, wordt deze vooraf gevraagd. Een gegeven toestemming kan worden ingetrokken.
4. Bijzondere en vertrouwelijke persoonsgegevens
De gemeente gaat terughoudend om met bijzondere en vertrouwelijke persoonsgegevens.
Gegevens over bijvoorbeeld godsdienstige overtuiging, gezondheid, pastorale omstandigheden en persoonlijke of gezinsomstandigheden worden alleen verwerkt wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.
Pastorale en diaconale informatie wordt niet zonder noodzaak gedeeld met personen die deze informatie voor hun kerkelijke taak niet nodig hebben.
5. Foto's en videobeelden
Foto's en videobeelden waarop personen herkenbaar zijn, kunnen persoonsgegevens zijn.
Bij het maken en publiceren van beeldmateriaal houdt de gemeente rekening met:
- het doel van de opname;
- wie herkenbaar in beeld komt;
- de aard van de bijeenkomst;
- de kring waarvoor de beelden toegankelijk zijn;
- de aanwezigheid van kinderen;
- de mogelijkheid dat uit beelden bijzondere of gevoelige persoonsgegevens blijken;
- de periode waarin de beelden beschikbaar blijven.
Het bezoeken van een kerkdienst of andere kerkelijke bijeenkomst betekent niet automatisch dat iemand toestemming heeft gegeven om herkenbaar in beeld te worden gebracht en openbaar te worden gepubliceerd.
Uitgangspunt bij kerkdiensten
Bij de beeldregistratie van kerkdiensten is het uitgangspunt dat kerkbezoekers en de aanwezige gemeente niet in beeld worden gebracht.
De camera is tijdens de dienst in beginsel uitsluitend gericht op de predikant of voorganger.
Alleen gedurende specifieke kerkelijke handelingen of bij bijzondere diensten kunnen de personen die rechtstreeks bij dat moment betrokken zijn gedurende korte tijd herkenbaar in beeld worden gebracht.
6. Reguliere erediensten
Reguliere erediensten van de Hersteld Hervormde Gemeente Melissant worden via internet uitgezonden via Kerkdienstgemist.nl en YouTube.
Tijdens een reguliere eredienst wordt uitsluitend de predikant of voorganger doelbewust in beeld gebracht.
De camera wordt niet gebruikt om de aanwezige gemeente, individuele kerkbezoekers of gedeelten van de kerkzaal herkenbaar in beeld te brengen.
Bezoekers worden geïnformeerd dat beeld- en geluidsopnamen van de dienst worden gemaakt en via internet worden uitgezonden.
Bewaartermijn
Opnamen van reguliere erediensten worden maximaal één jaar beschikbaar gehouden via:
- Kerkdienstgemist.nl;
- YouTube.
Na maximaal één jaar worden de opnamen verwijderd of ontoegankelijk gemaakt.
7. Doopdiensten
Een doopdienst is voor het grootste gedeelte een reguliere eredienst. De camera is daarom gedurende de dienst in beginsel uitsluitend gericht op de predikant.
Tijdens het daadwerkelijke moment van de bediening van de Heilige Doop worden gedurende korte tijd in beeld gebracht:
- de predikant;
- de doopouders;
- het te dopen kind.
De overige aanwezigen worden niet doelbewust herkenbaar in beeld gebracht.
De doopouders worden vooraf geïnformeerd over het in beeld brengen van het doopmoment, de online uitzending en de bewaartermijn.
Vanwege het in beeld brengen van de ouders en een minderjarig kind wordt zorgvuldig beoordeeld welke AVG-grondslag van toepassing is. Wanneer daarvoor toestemming noodzakelijk is, wordt deze vooraf verkregen van de betrokkenen en, voor het kind, van de wettelijk vertegenwoordiger(s).
Bewaartermijn
Een doopdienst wordt maximaal één jaar beschikbaar gehouden via de gebruikte platforms.
Wanneer op grond van de AVG of naar aanleiding van een terecht verzoek eerdere verwijdering noodzakelijk is, wordt de opname eerder verwijderd of aangepast.
8. Kerkelijke huwelijksdiensten
Tijdens een kerkelijke huwelijksdienst is de camera in beginsel uitsluitend gericht op de predikant.
Tijdens het moment van de kerkelijke huwelijksinzegening worden gedurende korte tijd in beeld gebracht:
- de predikant;
- het bruidspaar.
De aanwezige familieleden, vrienden en overige gasten worden niet doelbewust herkenbaar in beeld gebracht.
Voorafgaand aan de huwelijksdienst wordt met het bruidspaar afgestemd dat beeld- en geluidsopnamen worden gemaakt, via welke kanalen de uitzending plaatsvindt en hoelang de opname beschikbaar blijft.
Bewaartermijn
Een opname van een kerkelijke huwelijksdienst wordt maximaal één maand beschikbaar gehouden.
Na maximaal één maand wordt de opname verwijderd of ontoegankelijk gemaakt op de door de gemeente beheerde platforms.
9. Rouwdiensten en uitvaarten
Vanwege het persoonlijke en gevoelige karakter geldt voor rouwdiensten een afzonderlijk en terughoudend beleid.
Een rouwdienst wordt niet op dezelfde wijze behandeld als een reguliere eredienst.
Een beeld- en geluidsuitzending wordt verzorgd wanneer dit met de nabestaanden/opdrachtgever is afgesproken. De afstemming hierover kan via de betrokken begrafenisondernemer plaatsvinden.
Tijdens een rouwdienst kunnen in beeld worden gebracht:
- de predikant of voorganger;
- personen die tijdens de dienst spreken of een andere afgesproken bijdrage leveren;
- het binnenbrengen van de kist.
De overige aanwezige familieleden, vrienden en bezoekers worden niet doelbewust herkenbaar in beeld gebracht.
Toegang tot de uitzending
Een online uitzending van een rouwdienst is bestemd voor de familie-, vrienden- en kennissenkring van de overledene.
De uitzending wordt daarom afgeschermd en niet als een reguliere openbare uitzending aangeboden. Hiervoor wordt een passende vorm van toegangsbeveiliging gebruikt, bijvoorbeeld een persoonlijke toegangscode.
De toegangsinformatie wordt verstrekt aan de opdrachtgever/nabestaanden, zodat deze binnen de bedoelde kring kan worden gedeeld.
Bewaartermijn
Een opname van een rouwdienst wordt maximaal één maand beschikbaar gehouden.
Wanneer er geen noodzaak meer bestaat om de opname gedurende de volledige maand beschikbaar te houden, kan deze eerder worden verwijderd.
Uiterlijk na één maand wordt de opname verwijderd of ontoegankelijk gemaakt op de door de gemeente beheerde systemen en platforms.
Rouwdiensten worden niet voor algemene archief-, trainings- of kwaliteitsdoeleinden door de gemeente bewaard.
10. Openbare geloofsbelijdenis
Een dienst waarin openbare geloofsbelijdenis wordt afgelegd, is voor het overige een reguliere eredienst. De camera is gedurende de dienst in beginsel uitsluitend gericht op de predikant.
Tijdens het daadwerkelijke moment van openbare geloofsbelijdenis kunnen de personen die belijdenis afleggen gedurende korte tijd herkenbaar in beeld worden gebracht.
De betreffende personen worden vooraf geïnformeerd over:
- het herkenbaar in beeld komen;
- de online uitzending;
- de gebruikte platforms;
- de bewaartermijn.
Omdat uit deze beelden rechtstreeks informatie over iemands godsdienstige overtuiging kan blijken, wordt vooraf beoordeeld welke wettelijke grondslag en uitzondering onder de AVG van toepassing zijn. Indien toestemming noodzakelijk is, wordt deze vooraf verkregen.
De overige aanwezigen worden niet doelbewust herkenbaar in beeld gebracht.
Bewaartermijn
Een opname van een belijdenisdienst wordt maximaal één jaar beschikbaar gehouden.
11. Bevestiging van ambtsdragers
Een dienst waarin ambtsdragers worden bevestigd, is voor het overige een reguliere eredienst. De camera is in beginsel uitsluitend gericht op de predikant.
Tijdens het daadwerkelijke moment van bevestiging kunnen de betreffende ambtsdragers gedurende korte tijd herkenbaar in beeld worden gebracht.
De betrokken personen worden vooraf geïnformeerd over het in beeld brengen, de online uitzending, de gebruikte platforms en de bewaartermijn.
De overige aanwezigen worden niet doelbewust herkenbaar in beeld gebracht.
Bewaartermijn
Een opname van een bevestigingsdienst wordt maximaal één jaar beschikbaar gehouden.
12. Geluidsopnamen
Ook geluidsopnamen kunnen persoonsgegevens bevatten. Een stem kan herkenbaar zijn en hetgeen tijdens een dienst wordt gezegd kan persoonlijke of bijzondere informatie bevatten.
De bewaartermijn van het geluid volgt in beginsel de bewaartermijn van de betreffende dienst.
13. Overzicht beeldregistratie en bewaartermijnen
Voor de duidelijkheid hanteert de Hersteld Hervormde Gemeente Melissant voor de online beschikbaarheid van uitgezonden diensten de volgende maximale termijnen:
Soort dienstWie komt doelbewust in beeld?Maximale bewaartermijnReguliere eredienstPredikant/voorganger1 jaarDoopdienstPredikant; tijdens doopmoment doopouders en kind1 jaarHuwelijksdienstPredikant; tijdens inzegening bruidspaar1 maandRouwdienst/uitvaartPredikant/voorganger, afgesproken sprekers en binnenbrengen kist1 maandOpenbare geloofsbelijdenisPredikant; tijdens belijdenismoment betrokken personen1 jaarBevestiging ambtsdragersPredikant; tijdens bevestigingsmoment betrokken ambtsdragers1 jaar
Een kortere termijn wordt gehanteerd wanneer dit vooraf is afgesproken of wanneer de toepasselijke privacyregels daartoe verplichten.
14. Kerkdienstgemist.nl, YouTube en andere externe diensten
Voor het uitzenden en terugkijken van diensten maakt de gemeente onder andere gebruik van Kerkdienstgemist.nl en YouTube.
Deze externe dienstverleners kunnen bij het gebruik van hun platform zelf persoonsgegevens verwerken. Op het gebruik van deze diensten kunnen daarom tevens de privacyvoorwaarden van de betreffende aanbieder van toepassing zijn.
De gemeente houdt bij de keuze van de instellingen rekening met de aard van de betreffende dienst.
Voor rouwdiensten wordt een afgeschermde oplossing gebruikt die past bij de beperkte kring waarvoor de uitzending bestemd is.
15. Website en cookies
Bij het bezoeken van de website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals het IP-adres, browsergegevens en technische loggegevens.
Niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken worden alleen gebruikt wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat en, wanneer wettelijk vereist, nadat toestemming is verkregen.
Wanneer via de website inhoud van externe partijen wordt weergegeven, zoals YouTube, wordt rekening gehouden met de privacygevolgen daarvan.
16. Kerkblad, website en andere publicaties
Bij het publiceren van persoonsgegevens in het kerkblad, een nieuwsbrief, op de website of via andere publicaties wordt beoordeeld of de publicatie noodzakelijk en toegestaan is.
Met gevoelige informatie, bijvoorbeeld over ziekte, pastorale omstandigheden en persoonlijke omstandigheden, wordt extra terughoudend omgegaan.
Bij informatie die openbaar toegankelijk is, wordt nadrukkelijk rekening gehouden met het feit dat deze informatie ook buiten de eigen kerkelijke kring kan worden gelezen.
17. Kinderen en jongeren
De gemeente gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens van kinderen en jongeren.
Bij kerkelijke activiteiten wordt alleen informatie verzameld die noodzakelijk is voor de organisatie en veiligheid van de activiteit.
Medische gegevens, noodcontactgegevens en andere gevoelige informatie worden alleen toegankelijk gemaakt voor personen die deze voor hun taak nodig hebben en niet langer bewaard dan noodzakelijk.
Foto's en video's van kinderen worden niet zonder passende AVG-grondslag openbaar gepubliceerd.
18. Pastoraat en vertrouwelijke informatie
In het pastoraat kan zeer persoonlijke informatie worden gedeeld.
Persoonsgegevens worden alleen vastgelegd wanneer dit noodzakelijk is voor het pastorale doel en daarvoor een passende wettelijke grondslag bestaat.
Toegang tot pastorale informatie wordt beperkt tot personen die deze informatie uit hoofde van hun kerkelijke taak daadwerkelijk nodig hebben.
Pastorale gegevens worden niet zonder noodzaak met anderen gedeeld of openbaar gemaakt.
19. Verstrekking aan derden
Persoonsgegevens worden niet zonder noodzaak aan derden verstrekt.
Wanneer de gemeente externe dienstverleners inschakelt die namens de gemeente persoonsgegevens verwerken, worden waar noodzakelijk passende afspraken over gegevensbescherming gemaakt.
Het kan onder andere gaan om:
- website- en hostingdiensten;
- ledenadministratiesystemen;
- Kerkdienstgemist.nl;
- aanbieders van livestream- en videodiensten;
- IT-, e-mail- en cloudleveranciers;
- administratieve dienstverleners.
Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, wordt beoordeeld welke wettelijke waarborgen daarvoor noodzakelijk zijn.
20. Beveiliging
De gemeente neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde openbaarmaking en andere onrechtmatige verwerking.
Toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen die deze voor hun kerkelijke taak of functie nodig hebben.
21. Datalekken
Wanneer persoonsgegevens verloren gaan, bij onbevoegde personen terechtkomen of op andere wijze mogelijk onrechtmatig worden verwerkt, wordt beoordeeld of sprake is van een datalek in de zin van de AVG.
Wanneer de AVG dit vereist, wordt het datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien noodzakelijk, aan de betrokken personen.
22. Bewaartermijnen overige persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.
Wanneer een wettelijke bewaarplicht geldt, wordt de daarvoor geldende termijn gehanteerd.
Voor bepaalde kerkelijke gegevens kan een gerechtvaardigde kerkelijke archieffunctie bestaan.
Voor beeld- en geluidsopnamen van diensten gelden de specifieke bewaartermijnen uit dit privacybeleid.
23. Rechten van betrokkenen
Personen van wie de gemeente persoonsgegevens verwerkt, hebben afhankelijk van de omstandigheden rechten op grond van de AVG. Dit betreft onder andere:
- recht op informatie;
- recht op inzage;
- recht op rectificatie;
- recht op verwijdering;
- recht op beperking van de verwerking;
- recht van bezwaar;
- recht op gegevensoverdraagbaarheid, voor zover van toepassing;
- recht om gegeven toestemming in te trekken.
Voor het uitoefenen van deze rechten kan contact worden opgenomen met de predikant via:
De gemeente behandelt een verzoek binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn.
Niet ieder recht is in iedere situatie absoluut. Wanneer een verzoek geheel of gedeeltelijk niet kan worden uitgevoerd, wordt dit uitgelegd.
24. Verzoek betreffende een beeld- of geluidsopname
Wanneer iemand meent dat hij of zij ten onrechte herkenbaar in een online opname voorkomt of dat persoonlijke informatie ten onrechte hoorbaar is, kan hierover contact worden opgenomen met de predikant via:
De gemeente beoordeelt vervolgens de betreffende opname en bepaalt welke maatregel passend en noodzakelijk is. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit:
- het verwijderen van de opname;
- het tijdelijk offline halen van de opname;
- het beperken van de toegankelijkheid;
- het inkorten of aanpassen van de opname, wanneer dit technisch redelijkerwijs mogelijk is.
25. Klachten
Heeft u een vraag of klacht over de wijze waarop de Hersteld Hervormde Gemeente Melissant met uw persoonsgegevens omgaat, neem dan contact op met de predikant via:
Wanneer een klacht niet naar tevredenheid wordt opgelost, heeft een betrokkene het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
26. Wijzigingen
Wetgeving, technische voorzieningen en de werkwijze van de gemeente kunnen veranderen. Daarom kan dit privacybeleid worden aangepast.
De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website van de Hersteld Hervormde Gemeente Melissant.
Hersteld Hervormde Gemeente Melissant
Julianaweg 2
3248 AN Melissant
Website:
www.hhgmelissant.nl
Privacycontactpersoon: de predikant
E-mail:
privacy@hhgmelissant.nl
Laatst bijgewerkt: september 2026